Nếu hộp thư Outlook 2019/365 của bạn đã đầy, bạn sẽ được gửi một email để cho bạn biết rằng hộp thư của bạn đang tiến gần đến hạn ngạch. Nếu bạn không giảm kích thước hộp thư của mình, bạn sẽ không thể gửi email và bạn sẽ nhận được email có nội dung Hộp thư của bạn vượt quá giới hạn kích thước của nó .
Hạn ngạch email thường được đặt bởi quản trị viên Microsoft Exchange trong tổ chức của bạn. Trong một số trường hợp, quản trị viên có thể cấp cho bạn nhiều không gian hơn nếu bạn liên hệ với họ. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Thư mục cá nhân trong Outlook để lưu trữ các mục Outlook cục bộ trên ổ cứng của mình. Các mục trong Thư mục cá nhân không được tính vào hạn ngạch của bạn.
Tất nhiên, tốt nhất là giữ mọi thứ gọn gàng và dọn dẹp một số thứ bạn sẽ không bao giờ cần. Để làm sạch hộp thư của bạn, hãy làm theo các bước sau.
Tùy chọn 1 - Công cụ dọn dẹp
Lưu ý: Các bước này dành cho phiên bản Windows của Outlook. Tính năng này không có sẵn trong phiên bản macOS.
- Truy cập vào tập tin của Google .
- Từ màn hình của Hộp thư Cleanup, bạn có thể chọn để Tìm các vật phẩm cũ hơn so với một số ngày nhất định, hoặc Tìm các vật phẩm lớn hơn một kích cỡ nhất định. Cá nhân tôi, tôi cố gắng tìm các vật phẩm lớn hơn 250 kilobyte, sau đó chọn Chế độ Tìm kiếm .
- Trình hướng dẫn tìm kiếm thư phù hợp với tiêu chí tìm kiếm của bạn. Từ màn hình Advanced Advanced Tìm thấy, bạn có thể xóa mọi mục không mong muốn.
Khi bạn đã xóa bất kỳ mục không mong muốn nào, hãy chắc chắn làm trống thư mục Xóa các mục đã xóa bằng cách nhấp chuột phải vào nó và chọn Thư mục trống rỗng .
Tùy chọn 2 - Xóa thủ công
- Trong khi xem thư của bạn trong Outlook, bấm chuột phải vào địa chỉ email trong ngăn bên trái và chọn Thuộc tính tệp dữ liệu của dữ liệu .
- Chọn nút thư mục kích thước thư mục kích thước lớn .
- Có một cái nhìn vào các thư mục có kích thước lớn nhất. Sử dụng thông tin này để nhắm mục tiêu các thư mục từ đó xóa thủ công các email.
